Když se chceme zabývat spoluprací a fungováním skupin, nemůžeme zanedbat komunikaci. Při spolupráci spolu musíme mluvit nebo aspoň psát, proto většina lidí označuje komunikaci pro svou práci za klíčovou. Komunikace je zaklínadlo, které obsahuje pro každého trochu něco jiného a také si každý jinak představuje, co se má zlepšit. Závazek lepší komunikace si můžete nechat na Nový rok, protože je ve hvězdách, co to máte vlastně udělat. Komunikace je kontakt mezi dvěma nebo více konkrétními lidmi a nelze je z toho vynechat.

V týmu dochází často k špatnému pochopení informací, jejich nedostatečnému předávání a různým dezinformacím. Při diskusi na téma komunikace lidé často pouze konstatují, že nedostatkem v jejich práci je špatná komunikace. Ale co to znamená?

Co změníte? 

• Budete všechno všem říkat?
• Budete naslouchat čemukoli a komukoli?
• Budete se snažit chápat vše, co vám kdo říká?
• Budete si více psát?
• Budete dělat zápisy z porad a pečlivě je ukládat na server?
• Budete mít přístupná všechna rozhodnutí a pravidla na intranetu?
• Budete pořádat společné diskuse?
• Budete spolu častěji chodit na kafe?
• Možných řešení je mnoho a nikdo vám neporadí, co je kdy nejlepší.

Komunikační styly

Změnit obecně komunikaci je velice obtížné, protože s každým člověkem nám vyhovuje něco jiného. Jednodušší je zjistit, co by se mělo změnit ve vztahu s konkrétními lidmi. Každý z nás preferuje určitý způsob přijímání informací, typ a množství informací a také jinak zpracováváme získané informace. Když víme, co preferujeme, potom známe slabé stránky své komunikace, s kým to bude složitější a s kým si porozumíte na první pohled.

Budeme vycházet z typologie MBTI (Myers-Briggs Type Identificator), což je typologie osobnosti zaměřená na manažery a na pracovní prostředí, která se věnuje právě těmto komunikačním stylům.

Jakým informacím dáváte přednost?

• Zaměřujete se na fakta a detaily dříve než na celek? ........S
• Potřebujete znát kontext a souvislosti, ještě než se podíváte na fakta? .......N
• Dáváte přednost informacím a úkolům seřazeným v pořadí za sebou? ......S
• Raději přeskakujete od úkolu k úkolu v rámci velkého obrazu? ........N
• Máte rádi stabilní pracovní prostředí a spíše plynulou systematickou práci? ......S
• Spíše než na výdrž pracujete v nárazových přívalech energie? .............N
• Pracujete způsoby ověřenými zkušeností, osvědčenost a průkaznost jsou pro vás silnými argumenty? ......S
• Jste zaměřeni na budoucnost a baví vás vytvářet nové možnosti a myšlenky? .....N
• Rádi pracujete s konkrétními daty a výsledky? ......S
• Máte rádi vize a plány, i když současnost je jiná? ......N

Podle tohoto malého testíku si můžete odhadnout, zda dáváte přednost smyslovému vnímání (S) a berete v úvahu přednostně fakta, data, detaily, preciznost, ověřenost, zkušenost, nebo zda preferujete více intuici (N) a zajímají vás více souvislosti, vize, obrazy, kontext, vztahy, možnosti. Co tím rozlišujeme?

Zažili jste už někdy, že vám někdo vysvětloval nový úkol a pořád mluvil o jednotlivých krocích, dopodrobna vysvětloval dosud rozpracované části a váš úkol a přitom vy jste se pořád ptali: „A k čemu to bude dobré?“ „S čím to souvisí?“ „Jak tomu mám rozumět z hlediska vize celého našeho oddělení?“ Zřejmě jste se potkali s člověkem, který preferuje smyslové vnímání více než vy.

Naopak možná znáte pocit, že vám vedoucí donekonečna vysvětloval vizi celé firmy, oddělení, vizi projektu, kdo na vás bude závislý, a vy jste se marně snažili do rozhovoru dostat otázky jako: „Máte rozpočet na tuto část projektu?“ „Kdy má být hotova tato část a co je na ní uděláno?“ „Kdo vypracuje tyto expertizy?“ a „Mohu dostat originální text se všemi čísly?“ Asi je opět jasné, že se dva typy nepotkávají ve svém zaměření.

Z úhlu pohledu vašeho kolegy nebo vedoucího je komunikace v pořádku. Z vašeho úhlu je komunikace nedostatečná, protože vám neposkytuje to, co potřebujete. Ale… to není jeho odpovědnost, aby zjistil, jaké informace potřebujete. Může pouze odhadnout, které by zvolil on. Váš kolega se možná snaží, jak nejlépe dovede, a dává vám informace, které sám považuje za nejdůležitější.

Jak využít tuto zkrácenou typologii?

Vždy komunikujete s konkrétním člověkem. Učte se poznat jeho styl a jeho potřeby v komunikaci. Pomůže to při sdělování – jaké informace potřebuje a považuje za důležité, i při přijímání – na co se musíte zeptat, pokud chcete získat informace důležité pro vás.

Rozlišujte vždy zaměření na celek a na detail. Když jste více typ S, nezapomeňte také na kontext a smysl celého konání. Pokud jste více typ N, potom je dobré nechat si čas i na kontrolu detailů nebo spolupracovat s někým, kdo vám s tím pomůže.

Z tohoto hlediska je potom pochopitelné, že si někteří lidé rozumí více a někteří jako by spolu mluvili cizí řečí.

Když se potkají dva stejné typy, nezapomeňte zkontrolovat to, co zrovna není vaše silná stránka. Týmy, kde převažují typy S, mají tendenci více mluvit o detailech, faktech a konkrétní realizaci než o souvislostech, vizi, smyslu konání a celkové koncepci. Naopak týmy s převahou typu N mají tendenci zůstat u vizí a koncepčních diskusí a přechod ke konkrétním krokům je zdlouhavý a odkládaný – koncepce přece není nikdy hotová.

Otázky k osobnímu komunikačnímu stylu: 

• Víte, co preferujete?
• Co je vaše silná stránka v komunikaci?
• Co je vaše slabá stránka v komunikaci?
• V jakém prostředí se pohybujete – smyslovém, nebo intuitivním?
• S kým máte největší problémy v komunikaci? Dokážete odhadnout, jaký je typ a co by vám pomohlo ke zlepšení?

Otázky k týmovému komunikačnímu stylu:

• Kolik času trávíte ujasňováním cíle, vize a prací na celku?
• Máte plán a sledujete konkrétní kroky svého projektu? Věnujete se časovému harmonogramu? Věnujete se detailům?
• Určete dominantní komunikační styl vašeho týmu.
• Kdo v týmu má silnou stránku v opačném přístupu? Kdo může pomoci ohlídat slabé stránky vašeho komunikačního stylu?
• Dostává menšinový komunikační styl prostor ve vašem týmu?
• Co můžete udělat pro rovnováhu komunikačního stylu ve vašem týmu?